Công ty Thủy điện Quảng Trị: Cơ bản hoàn thành công tác chuyển đổi số trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán.
Chuyển đổi số đã và đang đem lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp hiện nay từ việc hỗ trợ, tối ưu hóa công việc, cải thiện trải nghiệm của người lao động đến việc cải thiện doanh thu và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Trên hành trình trở thành doanh nghiệp số vào năm 2025, Công ty Thủy điện Quảng Trị (TĐQT) đã cơ bản hoàn thành Chuyển đối số trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán.
EVN đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp số vào năm 2025 - Ảnh: internet
Với mục tiêu Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) trở thành doanh nghiệp số vào năm 2025, trong đó chuyển đổi số cơ bản hoàn thành trong năm 2022, lĩnh vực Quản trị nội bộ nói chung cũng như quản trị Tài chính - Kế toán nói riêng góp phần không nhỏ trong lộ trình trở thành doanh nghiệp số. Là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty Phát điện 2 (EVNGENCO2) Công ty TĐQT đã triển khai nhiều chương trình, kế hoạch thực hiện chuyển đổi số lĩnh vực Tài chính - Kế toán trên hầu hết các mặt hoạt động để hoàn thành mục tiêu số hoá, tự động hoá, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh (SXKD) trong những năm vừa qua.
Trong hoạt động cung cấp điện năng cho nền kinh tế, nếu ví hệ thống đường dây truyền tải điện và trạm biến áp như huyết mạch của Quốc gia thì hoạt động tài chính và kế toán có thể được xem như huyết mạch của một doanh nghiệp. Việc giữ cho các hoạt động của doanh nghiệp được ổn định, hiệu quả và không ngừng lớn mạnh là một thách thức lớn, đòi hỏi sự đóng góp của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, trong đó có vai trò của bộ máy tài chính và kế toán.
Vì vậy, trong những năm vừa qua, Công ty TĐQT đã khiển khai nhiều chương trình và hoạt động như: Triển khai và sử dụng ngày càng hoàn thiện phần mềm ERP; phần mềm Quản lý dòng tiền (CF); phần mềm Kế hoạch tài chính (BU); hệ thống báo cáo quản trị thông minh (BI); Số hoá và lưu trữ tài liệu qua NAS;… đa số các phần mềm này đều sử dụng được trên các trình duyệt thay vì phải cài đặt lên máy tính mang lại sự thuận tiện trong công việc với các lợi ích: tự động hóa nhiều thao tác thủ công thông thường; giúp nhà quản lý đưa ra quyết định và dự báo nhanh chóng, chính xác; tránh việc gian lận hay trộm cắp tiền, tài sản của doanh nghiệp; công tác báo cáo thuế dễ dàng hơn; giúp làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau,…
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP - Ảnh: internet
CBCNV Công ty Thuỷ điện Quảng Trị sử dụng phần mềm ERP
Là một trong những đơn vị tiên phong trong công tác chuyển đổi số của Công ty, ngay từ đầu năm 2022, Phòng Tài chính - Kế toán đã số hoá tất cả các tài liệu, hồ sơ liên quan đưa lên lưu trữ đám mây để dễ dàng trong việc tìm kiếm, phục vụ làm việc từ xa thông qua đó thúc đẩy các đơn vị khác triển khai mục tiêu “văn phòng không giấy”. Ngoài ra, Phòng Tài chính - Kế toán còn tích cực tham gia các buổi hội thảo về chuyển đổi số lĩnh vực tài chính kế toán như: tìm ra giải pháp tối ưu và định hướng áp dụng chuyển đổi số đối với công tác tài chính kế toán do EVNGENCO2 tổ chức phối hợp với các đối tác: FPT, Tableau, Fidelity và SAP; Hội thảo chuyển đổi số xử lý tự động và quản lý hóa đơn đầu vào do EVNGENCO2 phối hợp với FPT Information System tổ chức; tham gia lớp đào tạo chuyển giao hệ thống hóa đơn điện tử. Hay gần nhất trong tháng 2/2023 Phòng đã cử cán bộ tham gia lớp tập huấn lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử trên hệ thống phần mềm E-Invoice do Tổng công ty Phát điện 2 tổ chức.
Đúc rúc kinh nghiệm từ các buổi Hội thảo và lớp đào tạo, Phòng Tài chính - Kế toán tiếp tục ứng dụng phần mềm hoá đơn điện tử (E-Invoice) và kê khai thuế điện tử vào sử dụng. Những phầm mềm này được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nhận được các lợi ích như tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn; độ an toàn, bảo mật cao hơn so với hóa đơn; không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Hạn chế sử dụng tiền mặt cũng là một mục tiêu quan trọng của công tác chuyển đổi số, vì vậy, Phòng Tài chính - Kế toán đã triển khai Dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử giúp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như rút ngắn thời gian thao tác, giảm thiểu tối đa các sai sót, giúp bộ phận kế toán và doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% thời gian, giảm chi phí giao dịch và nâng cao hiệu quả công việc.
Tham gia lớp đào tạo chuyển giao hệ thống hóa đơn điện tử - Ảnh: Phương Linh
Ngoài công tác chuyển đổi số phục vụ tăng năng suất làm việc, thì công tác số hoá quy trình cũng được Phòng Tài chính - Kế toán chú trọng, đến nay Phòng đã số hoá thành công 10/10 quy trình trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán bao gồm: Quy trình đối chiếu công nợ nội bộ; Quy trình các khoản nộp NSNN; Quy trình lập báo cáo tài chính; Quy trình quản lý tài sản cố định; Quy trình lập báo cáo kiểm kê vật tư thiết bị, tài sản cố định và nguồn vốn; Quy trình xin cấp vốn ĐTXD và SCL; Quy trình thu chi tiền mặt; Quy trình công tác lập hóa đơn GTGT; Quy trình báo cáo định kỳ vốn vay; Quy trình thanh toán, tạm ứng. Các quy trình được tích hợp tối đa với phần mềm dùng chung HRMS, ERP, IMIS,… tạo sự thống nhất trong toàn Công ty, đảm bảo vận hành thông suốt, có tính hệ thống và được kiểm soát chặt chẽ.
Việc số hóa quy trình tài chính kế toán không chỉ giúp người sử dụng nắm rõ được từng bước của quy trình do ai chịu trách nhiệm và trong bao lâu cần hoàn thành, mà còn giúp các cấp quản lý có thể theo dõi, kiểm soát công việc từ đó có những giải pháp, hướng dẫn kịp thời, qua đó nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. Đặc biệt, việc số hóa đã giúp các quá trình thực hiện từ tạo yêu cầu đến phê duyệt từ các cấp lãnh đạo nhanh hơn, chính xác hơn, giảm thời gian trình ký, phê duyệt nội bộ, giúp nâng cao năng suất lao động của các bộ phận.
Số hoá quy trình giúp giảm thời gian phê duyệt, tăng năng suất từng bộ phận
Trong năm 2022, Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Thuỷ điện Quảng Trị đã cơ bản hoàn thành chuyển đổi số giai đoạn 1 trong 2 giai đoạn chuyển đổi số của EVN. Nhưng là đơn vị tiên phong trong công tác chuyển đổi số cũng như số hóa lĩnh vực Tài chính - Tế toán ở Công ty, khó khăn, thách thức vẫn còn ở phía trước. Mặc dù vậy, các CBCNV Phòng TCKT đã, đang và sẽ nỗ lực, quyết tâm chuyển đổi số lĩnh vực Tài chính kế toán theo định hướng về chuyển đổi số của EVN, góp phần xây dựng Công ty Thuỷ điện Quảng Trị nói riêng cũng như Tổng công ty Phát điện 2 nói chung sớm hoàn thành mục tiêu trở thành doanh nghiệp số, trở thành đơn vị sản xuất và kinh doanh điện năng hàng đầu ở Việt Nam, tiến tới ngang tầm các Công ty Phát điện ở các nước phát triển trong khu vực Đông Nam Á, dựa trên nền tảng văn hóa mạnh, nguồn nhân lực chất lượng cao, công nghệ tiên tiến hiện đại và hệ thống quản lý xuất sắc.
Chí Thanh - Hồng Hải
