Ứng dụng QR code cho hội nghị không giấy
Nắm bắt xu thế cuộc cách mạng 4.0, từng bước thay đổi thói quen trong tiếp cận công nghệ mới, từ năm 2022 tổ Viễn thông - Công nghệ thông tin thuộc Ban Kinh doanh Thị trường Điện đã ứng dụng tạo mã QR để cung cấp tài liệu cho các cuộc họp, Hội nghị của Tổng công ty Phát điện 2. Thông qua mã QR, các đại biểu sẽ sử dụng Smart phone, máy tính bảng để trực tiếp scan và tải tài liệu về thiết bị để xem, rất thuận tiện và nhanh chóng.
Trước đây, tại các buổi họp hoặc các Hội nghị của Tổng công ty Phát điện 2 đều phải in tài liệu tham luận cho các Đại biểu tham dự. Sau cuộc họp, rất nhiều tài liệu in bị bỏ lại do không còn sử dụng, gây lãng phí lượng lớn giấy in cũng như chi phí để mua sắm phụ liệu phục vụ. Nhận thấy được vấn đề trên, tổ Viễn thông - Công nghệ thông tin đã ứng dụng mã QR để cung cấp tài liệu cho các cuộc họp, phương án này góp phần bảo vệ môi trường, tiết kiệm chi phí và thời gian in ấn, phát tài liệu; đồng thời tuyên truyền, từng bước thay đổi thói quen, hành vi trong tiếp cận công nghệ mới.
Mã QR là gì?
Tên đầy đủ của QR Code là Quick Response Code, tiếng Việt là mã phản hồi nhanh. Có nghĩa, khi bạn sử dụng tính năng quét mã của điện thoại thông minh, hoặc máy quét chuyên dụng, QR Code sẽ hiển thị những thông tin cần thiết. Hiểu một cách đơn giản, đây chỉ là một nơi chứa dữ liệu mà con người đưa vào. Mỗi khi cần, chỉ với vài thao tác đơn giản, mã QR sẽ mở ra những thông tin đó cho bạn.
Nhìn vào biểu tượng của mã này, bạn sẽ thấy hình ảnh những khối hình học màu đen xen kẽ với nhau. Với mỗi sản phẩm, những hình khối đó sẽ được xếp theo một quy luật riêng. Đối với lĩnh vực bán lẻ, QR Code được coi là công cụ để truy xuất thông tin. Khi khách hàng mua sắm, họ sẽ quét mã để nắm bắt những điểm quan trọng liên quan đến sản phẩm, ví dụ như: Tên đầy đủ của sản phẩm; Tên công ty sản xuất sản phẩm; Ngày sản xuất, ngày hết hạn sử dụng; Loại sản phẩm, bao gồm mã số, màu sắc, ký hiệu liên quan,…
Lợi ích khi sử dụng mã QR
Mã QR là gì?
Tên đầy đủ của QR Code là Quick Response Code, tiếng Việt là mã phản hồi nhanh. Có nghĩa, khi bạn sử dụng tính năng quét mã của điện thoại thông minh, hoặc máy quét chuyên dụng, QR Code sẽ hiển thị những thông tin cần thiết. Hiểu một cách đơn giản, đây chỉ là một nơi chứa dữ liệu mà con người đưa vào. Mỗi khi cần, chỉ với vài thao tác đơn giản, mã QR sẽ mở ra những thông tin đó cho bạn.
Ảnh minh họa cụ thể mã QR
Nhìn vào biểu tượng của mã này, bạn sẽ thấy hình ảnh những khối hình học màu đen xen kẽ với nhau. Với mỗi sản phẩm, những hình khối đó sẽ được xếp theo một quy luật riêng. Đối với lĩnh vực bán lẻ, QR Code được coi là công cụ để truy xuất thông tin. Khi khách hàng mua sắm, họ sẽ quét mã để nắm bắt những điểm quan trọng liên quan đến sản phẩm, ví dụ như: Tên đầy đủ của sản phẩm; Tên công ty sản xuất sản phẩm; Ngày sản xuất, ngày hết hạn sử dụng; Loại sản phẩm, bao gồm mã số, màu sắc, ký hiệu liên quan,…
Lợi ích khi sử dụng mã QR
Không chỉ các doanh nghiệp bán lẻ tìm cách tạo mã QR cho sản phẩm, công nghệ này còn được áp dụng trong cả các cơ sở kinh doanh, trường học, bệnh viện, trường học, ngân hàng,… Một số lợi ích tuyệt vời mà mã QR Code đem lại là:
- Đảm bảo tính vệ sinh: Dịch Covid vừa qua khiến nhiều doanh nghiệp tìm các phương pháp mua sắm an toàn cho người tiêu dùng. Ví dụ, khi đi mua sắm, chỉ cần quét mã QR trên bao bì là biết thông tin quan trọng về sản phẩm, mà không cần tiếp xúc nhiều.
- Cung cấp thông tin chính xác: Người tiêu dùng ngày càng trở nên khó tính, đòi hỏi rất cao về nguồn gốc, cũng như chất lượng sản phẩm. Mã QR giúp họ truy tìm thông tin một cách chính xác.
- Quản lý hàng tồn kho: Mã QR Code giúp bạn xác định nhanh vị trí và thông tin hàng hóa, thậm chí cả thời gian xuất và nhập thực tế, giúp bạn quản lý kho hàng tốt hơn. Ngoài ra, việc tạo mã QR cũng giúp doanh nghiệp cắt giảm những sai sót trong thao tác nhập liệu thủ công.
- Tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng: Các trang Web Online, ứng dụng điện thoại là một cách tạo mã QR Code miễn phí mà bạn có thể áp dụng ngay. Với mã QR, bạn có thể không cần chi quá nhiều tiền cho chiến dịch Marketing nhằm quảng bá độ uy tín, cũng như chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.
Cách tạo QR Code để cung cấp thông tin tài liệu cho Hội nghị không giấy
Bước 1: Chuẩn bị các file tài liệu cho Hội nghị.
Bước 2: Sử dụng tài khoản Google Drive để tải các phải file tài liệu lên.
Bước 3: Chia sẻ file hoặc thư mục trên Google Drive ở chế độ công khai, copy đường link.
Bước 4: Sử dụng các trang web tạo QR Code miễn phí để tạo mã, dán đường chia sẻ, chọn tạo mã và tải hình ảnh QR về sử dụng.
QR Code được tạo ra chỉ với những thao tác đơn giản như trên. Tuy nhiên, việc sử dụng mã này lại mang đến nhiều lợi ích như cung cấp tài liệu cho các cuộc Hội thảo, Hội nghị, góp phần tiết kiệm được chi phí mua sắm giấy in, mực in và quan trọng là góp phần bảo vệ môi trường, không phải tiêu hủy các tài liệu giấy sau cuộc họp. Ngoài ra, công tác gửi, nhận tài liệu, văn bản, giấy mời họp… qua môi trường mạng được thực hiện nhanh chóng. Ngoài tiết kiệm chi phí, thời gian thì sự tiện lợi, nhanh chóng, chính xác là yếu tố đáp ứng điều kiện mà các cuộc họp giấy tờ trước đây còn thiếu.
Việc cung cấp thông tin QR Code đến người sử dụng cũng rất đơn giản, mã này được in lên một góc nhỏ tại giấy mời, thẻ đại biểu, các tài liệu in khác của đại hội hoặc trình chiếu trên màn hình trước khi bắt đầu hội nghị để đại biểu có thể kịp thời khai thác. Như vậy, chỉ một giây quét mã QR bằng smartphone hoặc ipad, đại biểu có thể nhanh chóng có các thông tin liên quan đến đại hội. Nhiều cuộc họp của EVNGENCO2 đã sử dụng phương pháp này để cung cấp thông tin như: Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2022; Đại hội đồng cổ đông bất thường năm 2022; Hội nghị sinh hoạt về Nguồn năm 2022; Đại hội Công đoàn Tổng công ty Phát điện 2 Khóa II nhiệm kỳ 2022-2027…
Theo chia sẻ về lợi ích của QR code, anh Trần Xuân Bảo – đại biểu tham dự đại hội cho rằng: “Đây là cách làm tiện ích, mới mẻ. Chỉ với chiếc điện thoại thông minh kết nối mạng, tôi có thể nghiên cứu tài liệu mọi lúc, mọi nơi dễ dàng. Hơn nữa với ứng dụng này, dữ liệu được lưu trữ không giới hạn về dung lượng và thời gian, mang lại nhiều tiện dụng cho cả người gửi và người dùng. Thậm chí, tài liệu đại hội còn được khai thác từ sớm ngay khi mã QR được gửi đến, chứ không chỉ chờ phát tài liệu khi khai mạc đại hội”.
Việc quét mã QR để khai thác tài liệu với tính ứng dụng cao dự báo sẽ là xu hướng phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới. Hy vọng rằng, từ những đơn vị tiên phong, cách làm này sẽ ngày càng được lan tỏa, nhân rộng. Đây cũng là cách làm hiện thực hóa chủ trương “phòng họp không giấy tờ”, qua đó góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính”.
Tấn Quốc – Minh Lương
Bước 3: Chia sẻ file hoặc thư mục trên Google Drive ở chế độ công khai, copy đường link.
Bước 4: Sử dụng các trang web tạo QR Code miễn phí để tạo mã, dán đường chia sẻ, chọn tạo mã và tải hình ảnh QR về sử dụng.
QR Code được tạo ra chỉ với những thao tác đơn giản như trên. Tuy nhiên, việc sử dụng mã này lại mang đến nhiều lợi ích như cung cấp tài liệu cho các cuộc Hội thảo, Hội nghị, góp phần tiết kiệm được chi phí mua sắm giấy in, mực in và quan trọng là góp phần bảo vệ môi trường, không phải tiêu hủy các tài liệu giấy sau cuộc họp. Ngoài ra, công tác gửi, nhận tài liệu, văn bản, giấy mời họp… qua môi trường mạng được thực hiện nhanh chóng. Ngoài tiết kiệm chi phí, thời gian thì sự tiện lợi, nhanh chóng, chính xác là yếu tố đáp ứng điều kiện mà các cuộc họp giấy tờ trước đây còn thiếu.
Việc cung cấp thông tin QR Code đến người sử dụng cũng rất đơn giản, mã này được in lên một góc nhỏ tại giấy mời, thẻ đại biểu, các tài liệu in khác của đại hội hoặc trình chiếu trên màn hình trước khi bắt đầu hội nghị để đại biểu có thể kịp thời khai thác. Như vậy, chỉ một giây quét mã QR bằng smartphone hoặc ipad, đại biểu có thể nhanh chóng có các thông tin liên quan đến đại hội. Nhiều cuộc họp của EVNGENCO2 đã sử dụng phương pháp này để cung cấp thông tin như: Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2022; Đại hội đồng cổ đông bất thường năm 2022; Hội nghị sinh hoạt về Nguồn năm 2022; Đại hội Công đoàn Tổng công ty Phát điện 2 Khóa II nhiệm kỳ 2022-2027…
Theo chia sẻ về lợi ích của QR code, anh Trần Xuân Bảo – đại biểu tham dự đại hội cho rằng: “Đây là cách làm tiện ích, mới mẻ. Chỉ với chiếc điện thoại thông minh kết nối mạng, tôi có thể nghiên cứu tài liệu mọi lúc, mọi nơi dễ dàng. Hơn nữa với ứng dụng này, dữ liệu được lưu trữ không giới hạn về dung lượng và thời gian, mang lại nhiều tiện dụng cho cả người gửi và người dùng. Thậm chí, tài liệu đại hội còn được khai thác từ sớm ngay khi mã QR được gửi đến, chứ không chỉ chờ phát tài liệu khi khai mạc đại hội”.
Việc quét mã QR để khai thác tài liệu với tính ứng dụng cao dự báo sẽ là xu hướng phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới. Hy vọng rằng, từ những đơn vị tiên phong, cách làm này sẽ ngày càng được lan tỏa, nhân rộng. Đây cũng là cách làm hiện thực hóa chủ trương “phòng họp không giấy tờ”, qua đó góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính”.
Tấn Quốc – Minh Lương
Theo evngenco2.vn
