CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY THỦY ĐIỆN QUẢNG TRỊ
Theo khảo sát năm 2018 của IDC, chuyển đổi số (digital transformation) đang trở thành chiến lược tại các doanh nghiệp, tổ chức trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Gần 90% doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển đổi số với các bước khác nhau từ tìm hiểu, nghiên cứu, cho tới bắt đầu triển khai, thực hiện.
Xu thế tất yếu phải chuyển mình mạnh mẽ trước làn sóng cách mạng công nghiệp lần thứ tư; như một mệnh lệnh lúc này đối với các lĩnh vực ngành Điện trong công tác chuyển đối số nói chung, cũng như trong công cuộc cải cách hành chính nói riêng, là cần phải hành động và hành động thật nhanh để có thể tồn tại trong thời đại hiện nay.
Bộ trưởng Bộ TT&TT Nguyễn Mạnh Hùng: Chuyển đổi số - Cuộc cách mạng toàn dân
Chỉ thị 5288/CT-EVN ngày 05/08/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc đẩy mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ công việc và tài liệu lưu trữ trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam là một tiếng trống khởi điểm cho công cuộc cải cách hành chính mạnh mẽ, sâu rộng trên các lĩnh vực công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong các đơn vị thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Chưa dừng lại ở đó, EVN đã lựa chọn chủ đề năm 2021 là “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam” với mục tiêu tiếp tục đẩy mạnh lộ trình ứng dụng khoa học công nghệ; tích hợp công nghệ kỹ thuật số và mô hình quản trị phù hợp với quá trình ứng dụng, công nghệ kỹ thuật số vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm gia tăng hiệu quả hoạt động, đổi mới sáng tạo, tối ưu hóa chi phí, nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng; phấn đấu hết năm 2022, EVN căn bản chuyển đổi thành doanh nghiệp hoạt động theo mô hình doanh nghiệp số.
Là một đơn vị thành viên của EVN, Tổng công ty Phát điện 2 nói chung và Công ty Thủy điện Quảng Trị nói riêng cũng không nằm ngoài xu thế đó, xác định chuyển đổi số trong cải cách hành chính là sự phát triển của nhân viên, sự lãnh đạo và thay đổi công việc trở nên nhanh hơn, rẻ hơn và tốt hơn theo một con đường đột phá.
Văn phòng số
Thực hiện Chỉ thị 5288 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và các chỉ đạo của Tổng công ty Phát điện 2 về công tác cải cách hành chính đã được Công ty Thủy điện Quảng Trị triển khai một cách đồng bộ và toàn diện trên tất cả phương diện công việc liên quan đến văn phòng. Hệ thống văn phòng điện tử E-Office mà gần đây nhất là D-Office được triển khai đến từng CBCNV đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến, làm tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số tại đơn vị.
Hệ thống văn phòng điện tử D-Office
Với hơn 90% văn bản nội bộ đã ban hành được xử lý trên môi trường mạng, hồ sơ công việc được lập tuân thủ quy định về công tác lập hồ sơ, đảm bảo đầy đủ, tính chính xác và xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống E-Office theo quy định hồ sơ điện tử, từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản. Giúp giảm chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy; bưu chính; chi phí đóng gói, vận chuyển cũng như diện tích kho lưu trữ bảo quản hồ sơ. Ngoài E-Office, D-Office, các đơn vị còn ứng dụng các hệ thống lưu trữ khác như Google Drive, OneDrive, … để có thể dễ dàng hơn trong công tác lưu trữ, bảo quản, cũng như trao đổi dữ liệu qua lại giữa các đơn vị trong Công ty.
Bên cạnh việc ứng dụng trong công tác văn thư lưu trữ, đơn vị còn triển khai các ứng dụng khác trên nền tảng E-Office như cấp kế hoạch công tác, lịch tuần, lệnh điều xe, giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc.
Phòng họp không giấy
Đại dịch Covid-19 bùng nổ là một cú hích mạnh mẽ thúc đẩy quá trình chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng và sâu sắc hơn trên các lĩnh vực của đời sống xã hội và hoạt động của doanh nghiệp nói riêng. Tuân thủ quy định phòng chống dịch là điều bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp trên cả nước, Công ty Thủy điện Quảng Trị cũng không nằm ngoài quy định đó.
Chủ trương “Phòng họp không giấy” sử dụng tài liệu báo cáo trên các phương tiện điện tử được chia sẻ là một mục tiêu trong quá trình chuyển đổi số của EVN, vừa hay, nó lại phù hợp với tình hình đại dịch Covid-19 đang hoành hành hiện nay.
Để phục vụ điều đó, cơ sở hạ tầng thông tin tại đơn vị cũng đã được hoàn thiện như: Hệ thống đường truyền thông tin dung lượng và băng thông cao, thiết kế đầu cuối kết nối liên thông từ đơn vị đến Tổng công ty Phát điện 2, đáp ứng cho công tác tổ chức các hội nghị truyền hình trực tuyến được diễn ra thông suốt và thuận lợi. Đơn cử như một số cuộc họp về hoạt động sản xuất kinh doanh, giao ban trực tuyến, đào tạo từ xa, …
Họp hội nghị tổng kết năm 2020 qua hình thức trực tuyến
Ngoài ra, nhiều ứng dụng họp trực tuyến và trao đổi trực tuyến như Zoom Meeting, Googlet Meeting, Zalo, … đã được sử dụng, kết hợp với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hóa bảo mật được sử dụng thường xuyên trong công tác điều hành sản xuất của đơn vị, đảm bảo quy định về khoảng cách và số lượng trong công tác văn phòng, chống dịch bệnh Covid-19.
Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong ngành Điện với việc triển khai các ứng dụng dựa trên công nghệ trí tuệ nhân tạo, giúp cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Công tác cải cách hành chính tại đơn vị cũng không nằm ngoài dòng chảy đó; với mục tiêu 100% hồ sơ tài liệu tự sàng lọc, sắp xếp, phân loại chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ tồn đọng, 100% hồ sơ được số hóa, 100% hồ sơ giấy đã chỉnh lý được số hóa (trừ văn bản mật và đặc thù). Kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021-2025 đã được xây dựng và sẽ được tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV; hoàn thành rà soát xây dựng lưu đồ giải quyết công việc, xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa đơn vị và Tổng công ty Phát điện 2 cũng như ngược lại, triển khai và chính thức áp dụng văn phòng số D-Office.
Chí Thanh
