Văn phòng số Digital Office và sự tích hợp các ứng dụng Smartbox, EVNCA
Kế thừa và phát triển từ Module Hội đồng thành viên trên hệ thống E-Office 3.0, ứng dụng Smartbox góp phần số hóa quy trình lấy ý kiến Hội đồng quản trị EVNGENCO2 trên hệ thống Digital Office (D-Office).
Giao diện đăng nhập hệ thống Digital Office
Văn phòng số Digital Office đã
được Tổng công ty Phát điện 2 chính thức đưa vào sử dụng kể từ ngày
01/07/2021 và triển khai đến các Đơn vị thành viên từ ngày 06/12/2021
với nhiều tính năng nổi bật được tích hợp trong các Module Dự thảo văn
bản (Văn bản đến, đi, nội bộ), Ký số văn bản, Công việc, Văn thư lưu
trữ, Hồ sơ tài liệu, Báo cáo thống kê, Quản trị người dùng. Nổi bật trong số đó
phải kể đến Module Hội đồng quản trị (Smartbox) phục vụ lấy ý kiến Hội
đồng quản trị (HĐQT) của Tổng công ty Phát điện 2 góp phần số hóa toàn
bộ quá trình trình ký, phê duyệt đến lưu trữ văn bản, hồ sơ. Bên cạnh
đó, hệ thống EVNCA sẽ được áp dụng cho việc ký số trên D-Office trong
thời gian tới.
Ứng dụng Smartbox cho phép Chủ tịch HĐQT thực hiện đưa các Tờ trình của Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị để lấy ý kiến của các Thành viên Hội đồng. Quá trình lấy ý kiến được thể hiện qua các bước sau: Trưởng Ban Tổng hợp giao cho các Chuyên viên phụ trách lập phiếu, người được giao nhiệm vụ lập phiếu ý kiến trình Trưởng Ban ký duyệt, phiếu ý kiến sau khi được phê duyệt sẽ trình lên HĐQT để lấy ý kiến các Thành viên trong Hội đồng, đến khi phiếu này được thông qua, chuyên viên phụ trách sẽ lập phiếu trình tổng hợp và ban hành Nghị quyết đối với tờ trình được lấy ý kiến, nếu không thì sẽ cần phải lập thêm Báo cáo giải trình, Báo cáo thẩm tra để bổ sung, toàn bộ các tài liệu liên quan đều được đóng gói vào bộ hồ sơ công việc HĐQT để lưu trữ. Người dùng Smartbox hoàn toàn có thể thực hiện quá trình nói trên ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào một cách dễ dàng, thuận tiện, góp phần rút ngắn thời gian lấy ý kiến, tối ưu hóa quá trình cho ý kiến của các Thành viên HĐQT.
Toàn bộ quá trình lấy và cho ý kiến trong ứng dụng Smartbox chỉ mới là một module trong Văn phòng số Digital Office, ngoài ra D-Office còn được ứng dụng để trao đổi văn bản nội bộ, đăng ký phát hành, ký số văn bản trong Tổng công ty Phát điện 2, thông qua trục liên thông văn bản có thể gửi các văn bản được ký số này đến Tập đoàn Điện lực Việt Nam nói riêng và các đơn vị khác trong ngành Điện nói chung. Sau này hệ thống văn phòng số còn có tiềm năng triển hơn, quá trình gửi nhận văn bản còn có thể đi đến các đơn vị ngoài ngành thông qua kết nối với trục liên thông văn bản Ủy ban Quản lý vốn nhà nước tại doanh nghiệp.
EVNCA là hệ thống ký số điện tử được phát triển bởi Công ty Viễn thông điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) theo chỉ đạo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, hệ thống này được EVNICT xây dựng phục vụ mục đích ký số điện tử trong nội bộ Tập đoàn Điện lực Việt Nam và các Đơn vị thành viên của Tập đoàn. Hiện nay hệ thống EVNCA đã được triển khai rộng rãi trong các phần mềm dùng chung như phần mềm Quản lý nhân sự (HRMS), phần mềm Quản lý kỹ thuật (PMIS), Văn phòng điện tử (D-Office). Sắp tới đây hệ thống này dự kiến sẽ được áp dụng cho Văn phòng điện tử của Tổng công ty Phát điện 2, không những góp phần tiết kiệm chi phí thuê dịch vụ ký số bên ngoài, mà còn giúp cho việc ký số trong Tổng công ty trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn.
Nhìn chung, bên cạnh những lợi ích mà Văn phòng điện tử mạng lại, thì vẫn có một số hạn chế nhất định, đơn cử như nội dung báo cáo chưa đầy đủ, hoặc giao diện hệ thống vẫn còn một số chỗ chưa được thân thiện với người dùng cuối. Do đó đơn vị phát triển phần mềm EVNICT luôn tiếp nhận ý kiến đóng góp, phản hồi của người dùng về hệ thống này để không ngừng phát triển để Văn phòng số ngày càng hiện đại để tối ưu hóa trải nghiệm cũng như góp phần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ số trong công tác điều hành, phát triển của Tổng công ty.
Ứng dụng Smartbox cho phép Chủ tịch HĐQT thực hiện đưa các Tờ trình của Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị để lấy ý kiến của các Thành viên Hội đồng. Quá trình lấy ý kiến được thể hiện qua các bước sau: Trưởng Ban Tổng hợp giao cho các Chuyên viên phụ trách lập phiếu, người được giao nhiệm vụ lập phiếu ý kiến trình Trưởng Ban ký duyệt, phiếu ý kiến sau khi được phê duyệt sẽ trình lên HĐQT để lấy ý kiến các Thành viên trong Hội đồng, đến khi phiếu này được thông qua, chuyên viên phụ trách sẽ lập phiếu trình tổng hợp và ban hành Nghị quyết đối với tờ trình được lấy ý kiến, nếu không thì sẽ cần phải lập thêm Báo cáo giải trình, Báo cáo thẩm tra để bổ sung, toàn bộ các tài liệu liên quan đều được đóng gói vào bộ hồ sơ công việc HĐQT để lưu trữ. Người dùng Smartbox hoàn toàn có thể thực hiện quá trình nói trên ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào một cách dễ dàng, thuận tiện, góp phần rút ngắn thời gian lấy ý kiến, tối ưu hóa quá trình cho ý kiến của các Thành viên HĐQT.
Toàn bộ quá trình lấy và cho ý kiến trong ứng dụng Smartbox chỉ mới là một module trong Văn phòng số Digital Office, ngoài ra D-Office còn được ứng dụng để trao đổi văn bản nội bộ, đăng ký phát hành, ký số văn bản trong Tổng công ty Phát điện 2, thông qua trục liên thông văn bản có thể gửi các văn bản được ký số này đến Tập đoàn Điện lực Việt Nam nói riêng và các đơn vị khác trong ngành Điện nói chung. Sau này hệ thống văn phòng số còn có tiềm năng triển hơn, quá trình gửi nhận văn bản còn có thể đi đến các đơn vị ngoài ngành thông qua kết nối với trục liên thông văn bản Ủy ban Quản lý vốn nhà nước tại doanh nghiệp.
Hình ảnh minh họa ứng dụng Smartbox
EVNCA là hệ thống ký số điện tử được phát triển bởi Công ty Viễn thông điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) theo chỉ đạo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, hệ thống này được EVNICT xây dựng phục vụ mục đích ký số điện tử trong nội bộ Tập đoàn Điện lực Việt Nam và các Đơn vị thành viên của Tập đoàn. Hiện nay hệ thống EVNCA đã được triển khai rộng rãi trong các phần mềm dùng chung như phần mềm Quản lý nhân sự (HRMS), phần mềm Quản lý kỹ thuật (PMIS), Văn phòng điện tử (D-Office). Sắp tới đây hệ thống này dự kiến sẽ được áp dụng cho Văn phòng điện tử của Tổng công ty Phát điện 2, không những góp phần tiết kiệm chi phí thuê dịch vụ ký số bên ngoài, mà còn giúp cho việc ký số trong Tổng công ty trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn.
Nhìn chung, bên cạnh những lợi ích mà Văn phòng điện tử mạng lại, thì vẫn có một số hạn chế nhất định, đơn cử như nội dung báo cáo chưa đầy đủ, hoặc giao diện hệ thống vẫn còn một số chỗ chưa được thân thiện với người dùng cuối. Do đó đơn vị phát triển phần mềm EVNICT luôn tiếp nhận ý kiến đóng góp, phản hồi của người dùng về hệ thống này để không ngừng phát triển để Văn phòng số ngày càng hiện đại để tối ưu hóa trải nghiệm cũng như góp phần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ số trong công tác điều hành, phát triển của Tổng công ty.
Nguồn: https://evngenco2.vn/vi/news/chuyen-doi-so/van-phong-so-digital-office-va-su-tich-hop-cac-ung-dung-smartbox-evnca-1426.html
